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Las oficinas virtuales ofrecen nuevas alternativas de trabajo

El concepto de los negocios y la forma en que trabajan las personas ha cambiado significativamente y de forma constante. El Internet ha sido clave en este proceso, pero no ha sido la única alternativa, puesto que día a día se generan nuevas ideas que reducen los costos y facilitan el trabajo de las personas. Tal es el caso de las oficinas virtuales y el teletrabajo.

Con este servicio, los profesionales independientes, los empresarios que recién comienzan su negocio o los ejecutivos que laboran como freelance podrán contar desde el primer día con una dirección física; una recepción que denote imagen profesional, seria y una secretaria competente que atienda por teléfono a los clientes y que reciba y envíe faxes. Esto es lo que ofrecen las oficinas virtuales, una atención de calidad en horas y días hábiles.

Servicio único

Carecer de un espacio físico para recibir a los primeros clientes ya no es un problema. Cuando los ejecutivos, únicos en su empresa, necesiten abandonar su lugar de trabajo por unas horas, siempre habrá alguien pendiente que atienda a la clientela y preste los servicios necesarios.

Las oficinas virtuales proveen a cada cliente un número telefónico en donde las llamadas se responderán con el nombre de sus empresas y se redireccionarán al teléfono celular o fijo que los usuarios indiquen. Así también, las personas que adquieren el servicio pueden utilizar tarjetas de presentación y papelería membretada con la dirección, teléfono y fax de las oficinas virtuales.

Por si fuera poco, las oficinas virtuales pueden convertirse en oficinas reales. Como parte del servicio y un buen complemento, estas empresas alquilan oficinas equipadas, con Internet, computadoras, teléfonos, faxes y personal (secretarias, mensajeros, de mantenimiento, etc.), si así lo desean los clientes y en cualquier momento podrán disponer de una sala de juntas. El alquiler de estos espacios va desde una hora hasta por tiempo indefinido.

Una estación de trabajo podría costar alrededor de USS$30 por hora, lo que incluye un lugar con ambiente de oficina: escritorios, sillas, teléfono y la atención necesaria como servicio de café.

Una oficina virtual se cotiza entre USS$120 y USS$150 mensuales, aunque los precios se reducen si se contrata el servicio por un plazo mayor a los seis meses. Esto incluye dirección física, número telefónico exclusivo, correo de voz digital (24 horas), atención personalizada de llamadas, manejo de mensajería entrante y saliente, uso del aparato de fax y el número del centro y tarifa preferencial en otros servicios, como asistencia secretarial, copiado, acceso a instalaciones y red, entre otros.

Prestigio y clase

Una de las principales ventajas de este innovador servicio es el impacto que causa ante los clientes poseer una imagen seria y confiable. Según Christine de Massis, de Regus Guatemala, quienes establecen centros de negocios, lo hacen en los edificios más importantes y de mejor reputación. Por ejemplo, está compañía está instalada en el Edificio Europlaza, en la zona 14.
Regus, una franquicia inglesa que nació hace una década, cuenta 750 centros de servicio ubicados en 50 países. Massis indica que la casa matriz ha sido pionera en ofrecer oficinas virtuales pero bajo un concepto integral, como todo un centro de negocios.

Elisa Ximena De León, encargada del servicio al cliente en Regus Guatemala, explica que es una gran ventaja no pagar una oficina por metro cuadrado, sino por estación de trabajo o paquete de servicios. Asimismo, afirma que de esta forma las personas pueden enfocarse 100% en su trabajo, “no tienen que preocuparse por el toner de la impresora, por enviar un fax, por contratar una secretaria, etc. lo que disminuye costos de manera considerable”. La filosofía de Regus es “ocúpese de su trabajo, porque nosotros nos encargamos de su oficina”.

Otro beneficio de las oficinas virtuales, sobre todo en países como el nuestro con altos índices de delincuencia, es el ahorro en costes de seguridad. En el caso de que alquile una oficina por un tiempo determinado, son los arrendantes quienes se hacen cargo de establecer los mecanismos de control.

Massis indica que quienes más solicitan los servicios del centro de negocios son los extranjeros. Agrega, que Regus puede ayudar a las personas entre países, pues si un guatemalteco viaja a otra ciudad que cuente con un centro de negocios Regus, en Guatemala pueden reservarle oficina o los servicios que desee, como la atención de llamadas telefónicas.

Más centros de negocios

En Guatemala ha crecido la oferta de oficinas virtuales, lo que ha dado lugar a una competencia sana que beneficia a los usuarios. Otros edificios que cuentan con este servicio son Murano Center, la torre Citibank, Tikal Futura y Guayacán.

El teletrabajo y las oficinas virtuales están cambiando la forma de trabajar de las personas y están abriendo un nuevo segmento en el mercado empresarial, ideal para los ejecutivos que viajan frecuentemente y permanecen en las ciudades por pocos días. El uso se verá reflejado en los costos por el ahorro en activos fijos, el montaje de instalaciones físicas, pagos de planilla y en la ventaja de que sólo paga por lo que usa o consume.

Salir a hacer negocios no quiere decir dejar de atender a los clientes. No contar con una oficina física no significa rebajar la imagen de su empresa, que puede ofrecer productos de primera o prestar servicios competentes. Oficina virtual equivale a tecnología de punta y personal capacitado, por el tiempo que el cliente lo requiera. En resumen, al contratar este servicio está adquiriendo una fachada de empresa profesional y seria.